TITIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan miten Liikuntaseura Vihti-Gym ry:ssä käsitellään henkilötietoja.

Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään voimistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen, sekä voimistelun

parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen. Vihti-Gymin jäsenrekisterin tietosuojaseloste on

kuvattu Hoika – jäsen- ja koulutusrekisteriin rekisteröityneen jäsenen ”omilla sivuilla”.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Liikuntaseura Vihti-Gym ry Y-tunnus: 1074173–4

Enäjärventie 3, kerhohuoneisto, 03100 Nummela

toimisto@vihti-gym.fi

Yhteyshenkilö: Anna Niinistö-Räsänen

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen

ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös

päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Vihti-Gymin järjestämiin

koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun

suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Vihti-Gymin lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun

perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden

valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:

Rekisterissä käsitellään Vihti-Gymin jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä

muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja

ovat:

• Etu- ja sukunimi

• Osoite

• Puhelinnumero

• Sähköpostiosoite

• Syntymäaika

• Sukupuoli

• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Vihti-Gymin järjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla

henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään

henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja

tallennusmediat ovat salattu.

Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena on osallistujalistojen

luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille sekä perintätoimistolle ja verottajalle.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää

henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän

tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Vihti-Gymin jäsen ja sopimuskumppani

sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden

päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta

vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)

- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely

perustuu rekisteröidyn suostumukseen

- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella

siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Vihti-Gymin oikeutettu etu

- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän

tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Vihti-Gym voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan

pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Vihti-Gym voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan

unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli

rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Liikuntaseura Vihti-Gym ry:n luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu,

yhteystiedot).

Sopimussuhteissa olevat tahot (sisältävät työsopimussuhteet):

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen

yhteydessä).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä allekirjoitettuna kirjallisesti:

Liikuntaseura Vihti-Gym ry, Enäjärventie 3 kerhohuoneisto, 03100 Nummela

Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen:

toimisto@vihti-gym.fi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.